Fonctionnalités du service

Conférence téléphonique à la maison

1 – Activation et utilisation du service de conférence téléphonique

Pour activer le service la première fois il suffit de disposer du numéro votre salle de conférence téléphonique. lien à inserer obtenir le code…

Ensuite pour utiliser le service, chaque participant doit composer le 0811 650 811 et saisir le code d’accès que vous avez préalablement obtenu et communiqué à chacun.

Vous n’êtes pas limité par le nombre des participants. Vous n’aurez pas besoin non plus de faire de réservation pour organiser une audio conférence. En effet, tout est prévu pour absorber un grand nombre d’appels simultanés.

Le numéro de votre salle de réunion téléphonique vous est attribué à vie. Vous pourrez donc le réutiliser à chaque fois que vous en aurez besoin.

 

2 – Accueil des participants

Vous pouvez paramétrer l’accueil de votre conférence audio. Deux types d’accueil sont ainsi possibles : accueil vocal ou accueil par signal sonore . Le premier, accueil vocal, consiste à devoir donner son nom lors de la saisie du numéro de salle. Chaque participant déjà présent entendra alors distinctement qui est le nouvel arrivant. Le second, signal sonore, se contentera d’émettre un signal sonore lors de l’arrivée d’un nouveau participant. Chacun des présent saura alors qu’une nouvelle personne est arrivée, mais sans savoir qui.

Pour pouvoir utiliser cette fonction vous devez au préalable, lors de la saisie du code d’accès à la conférence téléphonique, composer le 9 avant les 6 chiffres de votre salle pour passer en mode administrateur.
Exemple : si vous possédez le code de conférence call 806798, vous devez composer comme code de salle de conférence le 9806798

En mode administrateur, il vous suffit ensuite de suivre les instructions et de faire votre choix à l’aide du menu vocal. Votre choix sera sauvegardé pour toutes les autres présentations.

 

3 – Pilotage de votre salle de conférence audio

L’organisateur de la conférence dispose d’une console de pilotage. Elle est directement accessible depuis un smartphone ou encore depuis un ordinateur, et ne nécessite aucune installation.

La console de pilotage permet tout d’abord de visualiser la liste des participants présents dans votre salle d’audio conférence.
Ensuite, elle vous offre la possibilité de couper les micros. Cela peut sembler surprenant d’avoir à le faire. Mais, si l’un des participants à votre réunion téléphonique est en milieu sonore, vous y trouverez rapidement un grand confort. Bien évidemment, vous pouvez ouvrir et fermer les micros à volonté. Soit à l’unité pour gérer les prises de paroles, soit en totalité pour laisser libre cours à l’expression de chacun.

Enfin, vous aurez aussi la possibilité de verrouiller l’accès à votre salle de conférence audio. Vous êtes libre de décider quand il est encore possible de se joindre à votre réunion téléphonique ou quand il est trop tard.
Pour superviser votre salle il vous suffit de vous connecter en utilisant votre navigateur internet sur http://a196.buzzee.fr/Delos/PbxConferenceDispatch

 

4 – Partage de documents

Téléchargez le document (PDF, PPT) à partir de votre console de pilotage et partagez-le simplement en envoyant un email à la liste de vos participants.

Vous pouvez ainsi diffuser une information visuelle identique à tous. A chaque changement de page ou de slide, le partage du visuel se fera en temps réel. Vous n’avez donc besoin d’aucun outil ou support complémentaire, un simple navigateur internet suffit.

 

5 – Tchat

Pratique quand vous avez beaucoup de participants et que ceux-ci ont leurs micros fermés.
vous pouvez activer le tchat pour leur permettre de poser des questions en temps réel.

 

6 – Suivi de l’utilisation de votre salle de réunion téléphonique

En nous communiquant votre numéro de téléphone mobile, vous recevrez un SMS à l’arrivée du 1er participant avec un lien pour superviser votre conférence en temps réel.

Rapport à la fin de la conférence téléphonique avec la liste des participants :
Lorsque le dernier participant aura quitté la conférence, vous recevrez un email avec la liste des participants, leur heure d’arrivée et leur heure de départ.
Si vous devez justifier de votre conférence audio, vous disposez donc d’un email d’attestation.